Vandaag, geen gast, je krijgt alleen mij. Ik ga je vertellen over de knallende hoofdpijn die ik kreeg van de stress na een evenement.
Laten we beginnen…
Half september organiseerde ik samen met Claudia Willemsen het eerste 4B evenement. Dit evenement wilde ik al langer organiseren en het leek ons een mooie gelegenheid om te zien of dit een goede samenwerking kon opleveren.
Het was een leuk evenement met drie goede sprekers over onderwerpen waar de ondernemers mee worstelen. Tijdens de evaluatie van het evenement kwamen Claudia en ik tot een verschillende conclusies. Voor haar werkt dit niet en voor mij was het een signaal dat ik dit vaker wil doen.
Begin december 2019 had ik de data vastgelegd voor drie keer een 4B evenement in 2020. De eerst stond gepland voor januari. Aangezien er in die weken veel gebeurde in mijn privé omgeving besloot ik uiteindelijk om deze uit te stellen tot 21 februari 2020. Ik wilde liever een goed voorbereid en waardevol evenement opzetten dan me vasthouden aan de datum. Dit betekende dat er één deelnemer afviel want hij kon niet op de nieuwe datum.
In de beginjaren van mijn bedrijf heb ik best veel evenementen en workshops georganiseerd. Meestal gebeurde dit in het bekende formaat van een of meerdere sprekers, de deelnemers luisteren en doen inspiratie op. Ze gaan naar huis met nieuwe energie, maar werkelijk toepassen van de opgedane kennis viel mij tegen. Het aantal connecties dat ontstonden tijdens deze evenementen kon volgens mij ook beter.
Geen standaard evenement
Voor het 4B evenement wil ik dit anders. Ondernemers samenbrengen, echt contact met elkaar maken en elkaar helpen bij de worsteling waar ze nu mee zitten. Dat is mijn doel. Daarvoor vond ik in het boek The Art of Gathering van Priya Parker mooie suggesties en voorbeelden.
De auteur is expert in conflictsituaties en brengt in haar werk mensen samen om van elkaar te leren en conflicten op te lossen. Ze is ondertussen een echte expert om mensen samen te brengen en er een waardevolle beleving voor de deelnemers van te maken.
Eén van de dingen die ik leerde van Priya was dat het evenement al begint voordat de mensen samen zijn. Je kunt ze al betrekken en in de juiste sfeer van het evenement krijgen.
Het begint bij het duidelijk maken van het doel van de samenkomst. Wat wil je bereiken voor de deelnemers. Wat wil je dat ze meenemen na het evenement. Met haar tips heb ik de pagina van het evenement steeds verder aangescherpt.
Met de inhoud van deze pagina weten de potentiële deelnemers wat ze mogen verwachten aan waarde. Ze zien welke type ondernemers komen. Ze leren er ook waarom ik het evenement organiseer.
Voorbereiding
Naar het voorbeeld van Priya heb ik de deelnemers een werkboekje gestuurd met een aantal vragen die passen bij het doel van het evenement. In het werkboekje staan ook een aantal spelregels zodat ze weten hoe we werken met elkaar tijdens het evenement. De deelnemers die zich hebben aangemeld investeren hiermee al tijd en aandacht waardoor de kans kleiner wordt dat ze afhaken.
De antwoorden die ik ontving heb ik tijdens het evenement gebruikt om de discussie op gang te brengen en te begeleiden, zodat het beoogde doel wordt bereikt. Hiermee speel ik een actieve rol als organisator en laat het niet over aan de omstandigheden.
Verder heb ik het effect van persoonlijke verhalen in gebruikt in de bijeenkomst. Niets verbindt mensen meer dan verhalen. De kunst is om ervoor te zorgen dat de deelnemers bereikte resultaten en hun CV achterwege laten. Dat is goed gelukt.
Het evenement
Bij binnenkomst heb ik mensen aan elkaar voorgesteld en stipt om 13.00u begon ik met een kort persoonlijke weetje van iedereen in de groep. Aansluitend vroeg ik de deelnemers een persoonlijk verhaal te delen dat nog niet veel mensen hebben gehoord. Ik begin dit gedeelte zelf, door een persoonlijk verhaal te delen over een lastige keuze in mijn jeugd en wat er gebeurde in de laatste week van die fase.
Daarna ga ik verder met vragen die aansluiten op de vragen uit het werkboek en de reacties die ik van iedereen heb ontvangen. Hiermee werken we langzaam toe naar de fase waarin de ondernemers hun grootste worsteling van dit moment delen met een groep die ze nog niet eerder ontmoet hebben.
De ondernemers schrijven hun grootste worsteling op en de andere deelnemers krijgen aansluitend de tijd om vragen te stellen ter verduidelijking. Dit stukje was lastig want de deelnemers waren geneigd om te denken in oplossingen en stelden vragen in die richting. Wanneer we alle worstelingen duidelijk hebben is het tijd om ideeën en inzichten met elkaar te delen die deze ondernemer kan gebruiken om het probleem op te lossen. Het duurde even voordat de eerste Post-its op de vellen verschenen, maar toen het eenmaal liep kwamen er steeds meer waardevolle suggesties voor de ondernemer om met haar probleem aan de slag te gaan. Ter afronding kreeg iedereen de ruimte om de genoemde suggesties te verduidelijken.
Om 16.00u sloot ik af om over te gaan in de borrel en gezamenlijk na te praten. Het was een geslaagd evenement.
Stress
In de ochtend voor het evenement was zou dit een heel waardevol en warm evenement worden, waar de ondernemers zich kwetsbaar hebben opgesteld en daardoor veel hebben geleerd van de andere ondernemers. Ze zouden naar huis gaan met nieuwe relaties en inzichten die ze gaan toepassen in hun bedrijf. Veel meer actie dan inspiratie. Ik voelde de spanning al de hele week en die ochtend was ik rustig en toch gespannen. Voordat we begonnen had ik al een lichte hoofdpijn.
Dat de spanning in mijn lichaam zat werd mij duidelijk na afloop. Tijdens het opruimen, nadat iedereen was vertrokken, werd de hoofdpijn snel veel erger. De stress die ik voelde voor het evenement zorgde ervoor dat de spieren in mijn nek en schouder vast gingen zitten en dit veroorzaakte een knallende hoofdpijn. Deze hoofdpijn heb ik af en toe en is zo hevig dat ik een paar dagen ben uitgeschakeld.
In die periode gebruik ik Ibuprofen om de hoofdpijn te verminderen. Daarnaast doe ik regelmatig oefeningen om de spieren in de nek los te houden.
Waar komt die stress vandaan vroeg ik me af?
Ik wilde dat dit evenement voor de deelnemers heel waardevol was. Het was de eerste keer dat ik dit deed in een heel andere vorm. Een open gesprek waarin ik een open en kwetsbare kant vraag van de deelnemers in een korte tijd. In groep met mensen die ik wel ken maar die elkaar niet kennen.
Het evenement verliep goed. De deelnemers waren enthousiast. De verrassing aan het einde was ook leuk om te geven. De borrel en het napraten aan het einde, geïntegreerd in het evenement zorgde voor een mooie overgang naar de werkelijkheid van andere afspraken, e-mail en whatsapp berichten.
Waarom dan toch die hoofdpijn?
De spanning vooraf. Ik wilde dat dit evenement goed ging. Ik had het goed voorbereid en was in gespannen afwachting op het effect van dit alles. De volgende stap na dit evenement vond ik ook spannend. Zo had ik vragen als Gaan de deelnemers vaker komen en anderen meenemen? Kan ik dit opbouwen tot een waardevol evenement voor veel deelnemers? Kan ik hiermee nieuwe klanten krijgen?
De hoofdpijn heeft ook iets goeds opgeleverd. Een weekend van rust waardoor ik het op een rij kon zetten. Hierdoor ontstond de ruimte voor een goed idee voor het vervolg op dit evenement voor klanten en het volgende 4B evenement in mei 2020.
Vraag voor jou
Herken je dit, momenten van stress die zich uiten in lichamelijke klachten?
Wat doe jij om dit te veranderen?
Zie ook:
- De keuze voor een beter evenement
- The Art of Gathering boek van Priya Parker
