Een van de dingen die mij tijdens de coronaperiode het meeste tegenviel was, contact houden met mijn zakelijke netwerk. Het was sinds de intelligente lockdown in maart 2020 lastig voor mij om mensen te bellen.
De verklaring die ik nu heb is, ten eerste was ik veel bezig met mezelf, mijn gezin, gezond blijven, de maatregelen volgen en zeker ook onderzoeken en aanpassingen doen in mijn aanbod om weer klanten te krijgen voor een stijging in de omzet. Ten tweede, vond ik het lastig om mensen te bellen, voor mijn gevoel hadden de ondernemers vaak wel wat anders aan hun hoofd. Het drijvend houden van hun bedrijf, hun eigen problematiek in deze coronatijd, waardoor er weinig ruimte zou zijn om even bij te praten.
Het probleem was dat ik vooral in mijn eigen wereld zat, terwijl dit juist het moment was om contact te zoeken met anderen. Bellen en vragen hoe het met ze gaat en ontdekken waar ik ze bij kan helpen. Na een half jaar worstelen en mijn aanbod aanpassen kreeg ik weer meer grip op de zaak, meer vertrouwen waardoor er weer ruimte ontstond om te luisteren naar anderen. Nu moest ik nog terugkomen in dat ritme.
In mijn agenda en op mijn todo lijst schrijf ik regelmatig dat ik met mensen ga bellen. Toch gebeurde dat veel te weinig. Er moet iets veranderen. Meer structuur, meer regels voor mijzelf en beter inzicht in mijn netwerk. Het werd tijd voor een beter CRM systeem dan een spreadsheet.
Ieder kwartaal stuur ik boekjes aan mijn contacten en stuur ik af en toe een kaartje. Het is niet dat ik geen contact heb gehad het afgelopen jaar, maar ik miste het gesprek om vragen te stellen en te leren over de situatie van die ander. Ik miste ook meer structuur in het contact zoeken met al mijn vaste contacten, dus zocht ik een systeem dat me overzicht geeft.
Mijn nieuwe systeem voor meer contact
Er zijn heel wat CRM systemen beschikbaar die je kunnen helpen om meer structureel en gestructureerd contact te houden.
In zijn boek Never eat alone beschrijft Keith Ferrazzi een methode dat hem helpt om contact te houden met 5.000 mensen die hem ook allemaal kennen. Een belangrijk onderdeel hierin is je contacten opdelen in een lijst van A, B en C contacten (of 1, 2 en 3 bij Ferrazzi) en een ritme bepalen hoe vaak je contact wilt hebben met die drie soorten contacten.
Bij ieder contact voeg je een A, B of C toe.
A contact is een vriend of nieuwe zakelijk contact. Iedere maand een persoonlijk bericht, via een e-mail met een artikel, een kaartje of een telefoontje. Tijdens de rustige momenten loop je door deze lijst en zoek je persoonlijk contact met enkele van deze mensen.
B contact zijn de “Touch base” mensen, dit zijn bekenden of mensen die je al goed kent. Ze komen ook op je e-maillijst en ontvangen een verjaardagskaart of telefoontje.
C contact zijn mensen die je niet goed kent en onvoldoende tijd aan kunt/wilt besteden voor meer intensief contact.
Het ritme
- A – contact tenminste eens per maand.
- B – contact tenminste eens per kwartaal.
- C – contact tenminste eens per jaar.
Sinds ik me in 2018 volledig ben gaan concentreren op business coaching heb ik een spreadsheet met daarin een kleine lijst van contacten. De spreadsheet werkt uitstekend voor het versturen van de boekjes en kaarten. De verjaardagen van een aantal van deze mensen staan in mijn Google agenda zodat ik twee dagen van te voren een herinnering krijg om op tijd een kaartje te sturen.
De spreadsheet is echter een waardeloos systeem voor mij om echt gestructureerd contacten te houden met mijn A, B en C contacten. Dit wilde ik veel beter organiseren en op een manier waardoor ik er niet meer onderuit kan. Hiervoor ging ik op zoek naar een customer relationship management systeem, ofwel een CRM systeem.
Voor dit CRM systeem had ik een aantal criteria. De meeste CRM systemen zijn gericht op verkoop, zodat je deals kunt bijhouden bijvoorbeeld. Voor mij gaat het veel meer om de relatie en regelmatig bewust contact zoeken.
Mijn criteria voor het CRM systeem
- Vooral een contactsysteem, de funnels en deals interesseren me niet.
- Eenvoudig koppelen met LinkedIn, ik heb veel contact via LinkedIn. Het is mijn belangrijkste zakelijke online platform.
- Afspraken en acties moeten in mijn Google agenda komen. Dit is mijn belangrijkste hulpmiddel om afspraken met mijzelf en klanten op tijd na te komen.
- Koppeling met Google mail, mijn e-mails stuur ik allemaal vanuit dit hulpmiddel.
Het systeem van mijn keuze is Nimble geworden.
Er zijn enorm veel CRM systemen en daardoor weer allerlei overzichten die de ‘beste’ CRM oplossingen op een rij zetten. Ik heb er 20 CRM systemen bekeken op mijn criteria. De integratie met LinkedIn, een addon op Gmail en de koppeling met Google agenda werken voor mij het beste met Nimble.
Het was een klus om alles goed in te stellen, maar mijn kernlijst zit er nu in en hebben allemaal tags gekregen zoals ‘boek sturen’ en ‘A-contact’. Nu kan ik bij iedere mailing eenvoudig de adressen exporteren.
Het mooiste vind ik het overzicht van de contacten sorteren op wanneer ik voor het laatst contact met ze heb gehad. In dit overzicht worden de sociale netwerken als Twitter, LinkedIn en e-mail meegenomen, alleen Whatsapp ontbreekt hierin. Maar, met dit overzicht kan ik eenvoudig en snel zien met wie ik vandaag contact ga zoeken.
