Gedurende de dag maak ik kortetermijnbeslissingen die niet bijdragen aan mijn langetermijndoelen, zoals:
- Wat ga ik nu doen?
- Een afspraak nam meer tijd in beslag dan gepland, welke taak ga ik niet doen vandaag?
- Ik heb geen inspiratie, wat kan ik nog meer gaan doen?
- Een klant belt op met een spoedvraag, ik stel het werken aan mijn bedrijf uit.
- Hoe is er gereageerd op mijn tweet of bericht op LinkedIn? Even kijken.
- Heb ik al een reactie ontvangen op mijn e-mail? Ik kijk even in de inbox.
Allemaal beslissingen die ik snel en bewust neem, en die gevolgen hebben voor de andere acties op mijn to-dolijst. Vooral de acties die belangrijk zijn voor de ontwikkeling van mijn bedrijf schuif ik als eerste door naar morgen.
Wanneer ik dit regelmatig doe dan kom ik nooit toe aan dat boek of aan de ontwikkeling van die nieuwe dienst of dat nieuwe product. Telkens weer heb ik voor mezelf een goede verklaring waarom de taak die ik nu voorrang geef belangrijker is voor de toekomst van het bedrijf.
Wil ik dit veranderen, dan is het belangrijk dat de taak die op de to-dolijst staat voor de lange termijn dezelfde waarde krijgt als een klant. De richtlijn moet zijn dat de acties voor mijn bedrijf even belangrijk zijn als de acties voor klanten.
Wat mij hierbij helpt is mijn agenda gebruiken. De taken die belangrijk zijn voor de toekomst van mijn bedrijf leg ik vast in de agenda. Dan krijg ik vanzelf een melding van mijn agenda wanneer ik eraan moet beginnen. Door deze acties in mijn focusblok in te plannen wordt het nog eenvoudiger om me eraan te houden. Ik sta namelijk geen afleiding toe in mijn dagelijkse focusblok.
Wanneer er een keer iets gebeurt wat nu voorrang heeft, dan verplaats ik het blok in mijn agenda. Ik kijk dan in mijn agenda wanneer ik dit blok opnieuw kan inplannen, zodat de tijd die ik gereserveerd heb om eraan te werken niet opgaat in rook.
Daarnaast gebruik ik een redelijk vaste indeling van mijn dag – in de ochtend werk ik aan het bedrijf en in de middag werk ik met klanten. De agenda is daarop ingericht en de afspraken die ik plan met klanten maak ik zoveel mogelijk met Calendly, waardoor zij vanzelf alleen de beschikbare blokken in de middag zien.
Korte herhaling van de dingen die ik doe zodat mijn kortetermijnbeslissingen mijn langetermijndoelen niet ondermijnen:
- Vaste indeling van de dag;
- Klanten, podcastgasten en contacten kunnen in beperkte blokken worden ingepland in mijn agenda;
- Wanneer de actie belangrijk is, dan plan ik het in de agenda;
- Ik behandel de afspraken met mezelf als een belangrijke klant;
- Wanneer ik voor een spoedgeval toch een actieblok moet opofferen, dan verplaats ik dit blok naar een andere plek in de week;
- Houd speling voor onverwachte zaken in de agenda. Er komen nu eenmaal dingen op je af die je niet gepland hebt.
