Een lege A4 op mijn bureau zorgt voor meer focus. De A4 helpt me beter te focussen tijdens het werk dat ik belangrijk vind, en dat zorgt weer voor meer resultaat.
Via mijn mastermindmaatje Becky kwam ik op het boek Attention! van Rob Hatch. De ondertitel van het boek trok mijn aandacht: “The power of simple decisions in a distracted world”.
Het gaat over beslissingen. Dat wil ik lezen, dacht ik gelijk. Door dit boek realiseerde ik me dat ik heel mooi iedere dag drie dingen opschrijf die ik ga doen (link), maar dat ik eigenlijk veel te weinig doe.
De drie belangrijkste dingen opschrijven en daaraan werken was een eerste stap, weet ik nu. Wanneer ik de hele dag de ruimte hebt om die drie dingen te doen, ben ik in staat om ze ook over de gehele dag uit te smeren. Door allerlei afleiding tussendoor te zoeken lukt me dat behoorlijk goed. 🙂
In de beperking vind je de vrijheid. Hatch ontdekte in een vakantie dat hij meer gedaan krijgt in twee uur tijd dan in een hele dag in zijn bedrijf. In zijn vakantie wilde hij een aantal dingen afronden voor zijn werk en er zijn voor zijn gezin. Hij zorgde ervoor dat hij opstond twee uur voordat de rest van het gezin uit bed kroop.
In die twee uur was er geen afleiding – geen telefoontjes, geen collega’s, geen e-mail, niets, alleen maar werken aan de drie acties die hij had opgeschreven. Doordat hij volledige focus had op de acties kreeg hij meer gedaan dan als hij een dag lang op kantoor werkte, met alle afleiding om hem heen.
“Doing our best work better no matter what life throws at us.” – Becky McCray
Gek genoeg zoek ik zelf de afleiding op terwijl ik werk aan mijn drie belangrijke dingen voor de dag. Er komt niemand mijn kantoor binnen en de telefoon rinkelt niet vaak. Hoe werkt dit bij mij? Ik werk aan de eerste actie, dan bedenk ik dat ik nog niet gereageerd heb op de vraag die gisteren binnenkwam via de e-mail, en denk ik: “Laat ik dat snel doen.”
Dan gebeurt het. De inbox wordt geopend en ik ga op zoek naar de e-mail waar ik op wil reageren. Voor de tweede keer nu lees ik de e-mail en ik denk na over mijn reactie. Het blijkt lastiger dan ik had bedacht en ik moet meer uitzoeken. Ik zet de e-mail op ongelezen en bedenk dat ik deze later beantwoord. Dan zie ik een reactie in mijn inbox op een vraag die ik gisteren verstuurde en open de e-mail.
Zonder dat ik het bewust merk heb ik meerdere e-mails gelezen, er een paar beantwoord en er een paar weer op ongelezen gezet om later te beantwoorden. Later beantwoorden, “wanneer ik er meer tijd voor heb”.
Ik herken de afleiding die Hatch beschrijft in zijn verhaal en ook het ontbreken van de focus. Mijn focus ben ik sinds de intelligente lockdown in maart 2020 wel een beetje kwijt. Dit terwijl ik genoeg ideeën heb en dingen te doen heb – twee samenwerkingen die uitgewerkt moeten worden, een nieuw product dat op de website hoort, het nieuwe boekje voor dit kwartaal, contact zoeken met relaties en meer.
De beperking en de lege A4
Terwijl ik het boek lees besluit ik het experiment aan te gaan. Dit gaat me ook helpen in het gesprek met Rob Hatch voor de podcast, zeg ik tegen mezelf als extra motivatie.
In de ochtend aansluitend aan mijn ochtendritueel reserveer ik een blok van twee uur (10:00-12:00) waarin ik mijn drie belangrijkste acties voor vandaag doe. Voor iedere actie reserveer ik ongeveer 30 minuten. Dit betekent dat ik de acties waarvan ik verwacht dat ze meer dan 30 minuten kosten moet opdelen in kleinere acties van ongeveer 30 minuten.
Daarnaast zorg ik voor volledige focus tijdens iedere actie. Tussen de acties maak ik kort ruimte om thee te halen en even te reageren op Twitter of LinkedIn, een reset. Daarna ga ik verder met de volgende actie. Tijdens de actie heb ik muziek opstaan die ongeveer 30 minuten duurt, zodat ik ook gelijk weet wanneer de tijd erop zit.
Wanneer ik nog niet klaar ben met de actie na die 30 minuten schrijf ik de actie op die ik nog te doen heb voor de volgende dag.
Voor de focus tijdens de acties in dit focusblok van twee uur ligt mijn mobiele telefoon uit het zicht – geen e-mail, geen social media, alleen de actie die ik te doen heb.
Voor alle gedachten die mij te binnen schieten tijdens het werken aan deze acties is de lege A4. Wanneer ik zorg voor focus en geen afleiding heb, komen de gedachten (herken je dit?): dingen die ik vergeten ben, een aanvulling op een eerdere actie, wat ik wil zeggen op die e-mail en meer. Nu schrijf ik dit soort gedachten op deze A4, ik zet erachter hoeveel tijd het me gaat kosten om deze gedachten uit te werken en ga verder met de actie waar ik mee aan het werk ben en waar ik maar 30 minuten de tijd voor heb.
Erachter zetten hoeveel tijd iets me gaat kosten helpt me om dit sneller in te plannen in de rest van de week of later. Hierdoor kan ik eenvoudig zien of iets een actie moet worden in mijn focusblok, of dat de actie beter op een ander moment van de dag beter past.
De zaag scherp maken
De voorbereiding van mijn focusblok doe ik de avond van tevoren. Dat scheelt in de ochtend mentale ruimte om beslissingen te nemen. Door ‘s avonds mijn bureau voor te bereiden voor het journaling – journal en pen klaar leggen, de lege A4 ernaast en verder alles sluiten – is het eenvoudig om te beginnen.
Dat geldt ook voor de drie dingen die ik ga doen in het focusblok. De drie acties staan in de volgorde waarin ik ze ga afhandelen, de belangrijkste als eerst. Weer een beslissing die ik in de ochtend niet hoef te nemen. Als ik klaar ben met het ochtendritueel pak ik een verse kop thee en begin ik met de eerste actie van de lijst van drie.
Zo werk ik de drie acties af. In de middag is er dan voldoende ruimte voor gesprekken, reageren op e-mails en afspraken.
In het kort de drie dingen die het verschil maken voor mij:
- Focusblok met drie acties van 30-40 minuten – geen afleiding.
- De lege A4 op het bureau om mijn gedachten te dumpen.
- De voorbereiding de avond ervoor. De spullen liggen klaar en de lijst met drie acties.
