Arjan Broere schreef het boek I AM TAO, met de ondertitel ’Stroomlijn je communicatie in vijf stappen’
Voor dit boek wordt met Tao niet de filosofie bedoeld, maar is I AM TAO een acroniem. De uitleg van dit acroniem vind je hieronder. Noot: we kregen het boek van Arjan Broere.
Het boek is opgedeeld in drie delen:
- Deel 1 Minder is meer
- Deel 2 Stroomlijn je communicatie in vijf stappen
- Deel 3 Communicatiemiddelen stroomlijnen
Minder is meer
Arjan komt uit de wereld van optimaliseren en zo efficiënt mogelijk werken met GTD. Dit boek voelt als een tegenhanger van het vorige boek dat we bespraken, 4000 weken. Terwijl het eerste deel van dit boek van Arjan filosofisch is.
Communicatie is een interessant onderwerp voor ondernemers en medewerkers in het bedrijf. Communicatie kan ervoor zorgen dat het verkeerd of juist heel goed gaat. Het gaat over de communicatie in je bedrijf, van mensen met elkaar, en in relaties.
Een mooi voorbeeld dat Arjan gebruikt komt uit het boek Bevrijd! van Carl Newport, over een team dat stopte met het gebruik van e-mail, waardoor de manager niet meer ‘even’ een vraag kon mailen. Nu moest zij bij de programmeurs langsgaan voor deze vragen, maar daar was vaak de drempel net iets te hoog voor. Met als gevolg dat de medewerkers minder werden gestoord.
Ook interessant in dit deel is het stuk over Kanso (Japans), wat betekent: eenvoudig, gewoon. Het betekent dat je alle extra’s weglaat, zo minimalistisch mogelijk ontwerpt. Al je communicatie stroomlijnen, zodat je met minder frictie werkt en er minder energie verloren gaat. Tom beschrijft hoe ze bij Viisi het principe ‘Minder is meer’ gebruiken, zie ook het artikel hieronder.
Een artikel van Arjan over mailen als een CEO leverde veel reacties op. De meeste mensen vinden deze manier van mailen niet passen. Een korte reactie geven op de e-mails die je ontvangt, met zo min mogelijk franje, maar niet kortaf. Of kun je, zoals Tom zegt, beter af en toe iets schrijven en niet besparen op aandacht voor je collega’s?
Minderen kost je meer tijd en aandacht. Wanneer je wilt dat een e-mail minder tekst bevat ben je meer tijd kwijt om tot de kern te komen en nog steeds duidelijk te zijn voor de ontvanger. Een vergadering die minder tijd kost vraagt om meer voorbereiding. Een presentatie die compact is vraagt om vaak oefenen en net zo lang snijden tot er niets meer uit kan.
Door de beperking kom je tot meesterschap. – Goethe
Stroomlijn je communicatie in vijf stappen
I AM TAO staat voor: van Idea naar Objective, Audience, Message, Tools en Action.
- Van Idea – je hebt een idee en dat wil je overdragen op een ander,
naar Objective – je hebt een doel dat je wilt bereiken bij die ander. - Audience – maak je doelgroep kleiner zodat je beter in staat bent om ze goed aan te spreken.
- Message – dit is de kernboodschap die je de doelgroep wilt geven.
- Tools en technieken – welke communicatiemiddelen zet je waar en wanneer in?
- Action – spoor aan tot actie.
Is het doel dat je wilt bereiken een:
- kennisdoel (weet);
- houdingsdoel (vindt);
- gedragsdoel (doet).?
De vloek van kennis is dat jij als zender weet wat je vertellen wilt en het volkomen logisch vindt, maar de ander deze kennis nog niet heeft. Het is lastig om je te verplaatsen in die ander die jouw niet kennis heeft, wanneer het voor jou gewoon is.
Handig is om het doel aantrekkelijk te maken om naartoe te werken.
Verpak het bericht op zo’n manier dat mensen het beter kunnen onthouden, zoals in een verhaal, beeldspraak, acroniem.
Een tip van Arjan uit de journalistiek: bedenk wat de essentie is van de boodschap. Orden je bericht op zo’n manier dat je als lezer direct de essentie leest en minder belangrijke info in latere alinea’s aan bod komt. Daardoor kan de redactie eenvoudig de laatste alinea’s verwijderen bij ruimtegebrek, zonder de essentie te verliezen.
In dit deel vind je ook een handig overzicht van hulpmiddelen en technieken over communicatiemiddelen, wanneer ze het beste passen, de voor- en nadelen.
De actie waarmee je een overleg afsluit bevat een werkwoord en een einddatum, leg dit vast in dagen. Hoe verder weg de einddatum, des te groter de kans dat er niets gebeurt.
Communicatiemiddelen stroomlijnen
Dit deel gaat over communicatierichtlijnen en -afspraken. Hier leg je vast hoe je met elkaar communiceert en welke middelen je wanneer gebruikt. Het is een heel praktisch hoofdstuk, het gaat zelfs over hoe je bestanden het beste noemt en waar je deze opslaat.
Het hoofdstuk over het stroomlijnen van je e-mail is logisch voor Arjan, want hij schreef er al vaker over. Hierin beschrijft hij onder andere zes alternatieven die je kunt gebruiken in plaats van een e-mail. Hoe je een goede J/N-e-mail schrijft waardoor de ontvanger eenvoudig met een ja of nee kan reageren. Het vraagt meer aandacht om je verhaal goed te brengen als zender, maar het is ideaal voor de ontvanger. Er wordt minimale inspanning gevraagd voor een reactie.
Het hoofdstuk over vergaderingen stroomlijnen is handig, met een onderscheid tussen relatie, procedure en inhoud. Hier heeft Arjan een hele rits van vragen opgeschreven waarmee je vergaderingen verbetert. Hier geldt ook weer: wanneer je vergaderingen als organisator goed voorbereidt, zijn er minder deelnemers nodig en kun je korter vergaderen.
Het is een dun boek, fijn voor ondernemers. Duidelijk. Concreet. Beter communiceren, betere e-mails, betere presentaties en vergaderingen, dat is wat iedereen graag wil. Logisch om er bewust naar te kijken en er aandacht aan te besteden.
Opvallende lessen uit het boek voor mij:
- Less is more. Minderen tot er niets meer weg kan. Alleen de essentie, zodat je geen woorden verspilt en nog steeds duidelijk bent.
- Maak de doelgroep voor je boodschap kleiner, dan neemt je bereik toe.
- Focus op de kernboodschap, één doel per boodschap.
- Bepaal wat voor doel je wilt bereiken. Een kennisdoel, houdingsdoel of gedragsdoel?
- Sluit altijd af met een duidelijke actie: wat verwacht je van wie en wanneer?
- Begin je boodschap altijd met de essentie en verdiep in de volgende alinea’s.
Boeken die we genoemd hebben
Overige bronnen
- Less is more: 10 practical examples Tom van der Lubbe
- Efficiënt vergaderen – Corporate Rebels
Luister naar deze aflevering
Beluister hier ons gesprek over het boek I AM TAO, een compact boek om je communicatie te verbeteren. Vijf stappen om je communicatie te stroomlijnen naar een beter resultaat.
In een halfuur delen wij dit boek met jou. Een halfuur met kennis die je tot je neemt terwijl je wandelt, loopt of rijdt, bijvoorbeeld.
Video van deze aflevering
Bekijk ons gesprek op video https://youtu.be/qtXfc-bhDcI
In deze aflevering hebben we het over het boek I AM TAO. Een handig boek waarmee je als ondernemer de communicatie in je bedrijf stroomlijnt. Met als basisregel: minder is meer. Duidelijk communicatie naar alleen de juiste mensen met minder tekst geeft meer resultaat. Het is niet ingewikkeld. Haal eruit wat past voor jullie en experimenteer.
