Maandagochtend, we zaten met zes mensen in de kleine vergaderruimte. Het werd stil. We waren al een tijd aan het praten over de uitdaging van Stijn. Hij bleef in cirkels praten over waarom hij niet verder kwam. Hij had het besluit allang genomen, wist dat er iets moest veranderen, maar er was nog niets veranderd.
Wat hij wil is duidelijk:
- hij wil loskomen van de organisatie;
- het team moet zelfstandig gaan werken;
- er moet iemand bij die een deel van zijn werkzaamheden gaat overnemen.
Stijn onderzoekt hoe hij die persoon kan aanstellen; moet deze nieuwe persoon mede-eigenaar worden, of moet hij een directeur aannemen en zelf minder gaan verdienen, of moet hij met freelancers gaan werken?
De volgende stap is die persoon opleiden. Het lastige voor Stijn is dat het voelt alsof hij geen tijd heeft om die persoon op te leiden. Een paar minuten later vertelt hij het opnieuw, hij heeft het besluit al genomen, maar nu nog de juiste persoon vinden en dan opleiden, maar waar haalt hij de tijd vandaan? Stijn loopt vast in de cirkel.
“De grootste uitdaging zit in de nieuwe persoon vinden en haar opleiden,” zegt Stijn.
“Volgens mij is het grootste probleem dat jij je gedrag niet verandert,” zei ik zo vriendelijk mogelijk. “Je weet wat er moet gebeuren, maar je komt er niet aan toe om die persoon aan te trekken omdat jouw dag veel te vol zit. Je weet al welke rollen je wilt overdragen maar je handelt er niet naar.”
Toen werd het stil.
We zagen Stijn worstelen met allerlei gedachten in zijn hoofd.
Wat zou er veranderen wanneer hij zijn gedrag verandert en het opleiden van deze persoon de hoogste prioriteit geeft?
Gedrag veranderen
Vanuit mijn eigen ervaring met andere ondernemers heb ik gezien dat Stijn wel wil veranderen, maar dat hij overtuigd is dat hij hier geen ruimte voor heeft en de omgeving er nog niet klaar voor is.
- De mensen in het team moeten worden opgeleid.
- De mensen in het huidige team hebben niet de juiste capaciteiten en ze zitten al vol met werk.
- Zolang er geen nieuwe collega is kan hij geen rollen overdragen.
Herken je deze situatie? Wil je dit doorbreken?
De eerste stap begint bij je langetermijndoelen. Focus op een paar doelen waar je aan wilt werken. Laserscherpe focus op deze doelen waardoor de andere doelen niet belangrijk zijn op dit moment. Wanneer je deze doelen scherp hebt voor jezelf, is het eenvoudiger om ja te zeggen tegen de dingen die deze doelen ondersteunen en nee te zeggen tegen alles wat niet bijdraagt aan de doelen. Vooral nee zeggen tegen alle andere dingen die je ook leuk vindt en die ook belangrijk zijn is de kunst. Dat kan alleen met die scherpe focus.
De tweede stap is de kortetermijnbesluiten overlaten aan de mensen in je team. Daarvoor hebben ze een aantal handvatten nodig, zoals duidelijkheid over de missie en strategische keuzes. Geef ze het vertrouwen dat ze in staat zijn om zelf besluiten te nemen. Fouten maken mag. Geef dus niet jouw oplossing wanneer ze met een vraag bij je komen, maar stel een vraag om ze zelf te laten nadenken en tot een besluit te laten komen.
De derde stap is je eigen gedrag veranderen. Jouw automatische besluiten, de gewoontes die je de afgelopen jaren hebt aangeleerd. De dingen die vanzelf gaan zonder dat je daar bewust over nadenkt. Zoals je nu de taken oppakt, hoe je nu werkt, waar je aan werkt, hoe je de mensen helpt. Het wordt tijd voor nieuwe gewoontes die je langetermijnbesluiten ondersteunen en aanzetten tot actie. De dagelijkse gewoontevolger helpt je om dit iedere dag weer te doen en een nieuwe gewoonte te ontwikkelen.
Daar lees je zo meer over, maar eerst: waarom is dit nú belangrijk?
Waarom de nieuwe gewoontes belangrijk zijn
Je kunt er niet omheen, de verandering in de wereld. Naast oorlog en een pandemie, zie je de invloed van het kapitalisme op de sociale en ecologische ongelijkheid. Er is veel verbeterd in de afgelopen vijftig jaar en tegelijkertijd zien we de afstand tussen het rijke Westen, zeg het noordelijk halfrond, en het zuidelijk halfrond toenemen. We blijven de mensen en de ecologie daar uitbuiten voor meer winst hier. De afname van biodiversiteit, het oplopen van de temperatuur, het verder stijgen van consumeren en afval. Het zijn de effecten van het streven naar verdere groei van de welvaart in plaats van de groei van het welzijn van iedereen.
Volgens mij hebben we als individu hier invloed op, en meer nog als ondernemer. Je kunt keuzes maken over wat je levert, aan wie je levert, welke grondstoffen je gebruikt, hoe je omgaat met ‘afval’, hoe je omgaat met de mensen in de gehele keten en nog veel meer. De volgende generaties hebben onze betere keuzes nodig.
De langetermijnbesluiten waarvoor je andere gewoontes nodig hebt.
Goede hulpmiddelen om nieuwe gewoontes te ontwikkelen
Al jaren werk ik bewust aan een ritme voor iedere dag, week en maand en ieder kwartaal. Zoveel mogelijk een vast ritme om iedere dag dat te doen wat bijdraagt aan mijn langetermijndoelen en mijn missie.
In die tijd heb ik al veel verschillende hulpmiddelen gebruikt om ervoor te zorgen dat ik aan de juiste dingen werk en die afrond. Mijn succesvolste tot nu toe is dat ik iedere dag de drie belangrijkste doelen voor de dag duidelijk heb aan het begin van de dag en ze aan het einde van de dag afgerond heb.
Drie doelen en niet meer. Want het geeft overzicht, het zet aan tot actie en geeft een goed gevoel dat je de drie doelen kunt afstrepen gedurende de dag. Het geeft mij een heerlijk gevoel om aan het einde van de dag terug te kijken op wat er gelukt is. Veel beter dan een lange to-do-lijst waarvan het meeste nog niet is afgestreept aan het einde van de dag.
Het bijzondere is dat door iedere werkdag drie doelen af te ronden, je aan het einde van een kwartaal 195 belangrijke acties hebt afgerond. Dat is meer dan wat 95 procent van de mensen in je omgeving realiseren in datzelfde kwartaal.
Twee belangrijke elementen van het gedaan krijgen van de drie doelen zijn:
- beginnen aan het werk;
- een ritme ontwikkelen.
Om het ritme te ontwikkelen en iedere dag weer te beginnen gebruik ik een habit tracker, ofwel de gewoontevolger. Een simpele vertaling, maar ik kon geen betere naam bedenken. Wanneer je een betere Nederlandse naam weet hiervoor, laat het me weten.
De dagelijkse gewoontevolger
Op de gewoontevolger staan een aantal dingen die ik iedere dag wil doen voor een goede dag. Daarnaast is er ruimte om de drie doelen voor de dag op te schrijven. Verder is er ruimte om de dingen op te schrijven die je niet wilt vergeten terwijl je werkt aan je drie belangrijkste doelen. Je rondt namelijk eerst je drie doelen af voordat je verder gaat met de andere acties, al zijn ze nog zo klein.
De gewoontevolger maakt gebruik van een paar elementen in je brein die goed voelen om zo je ritme te ontwikkelen.
- Je brein vindt het heerlijk om voortgang te zien. Door vinkjes of strepen te zetten door de dingen die je hebt afgerond voel je de voortgang.
- Voor je brein is het eenvoudiger om te beginnen aan een korte overzichtelijk lijst dan aan een lange lijst. De kans om andere taken te gaan zoeken neemt af. Je krijgt je uitstelgedrag onder controle.
- Het hebben van gewoontes en een vast ritme is fijn voor je brein, dit kost namelijk veel minder energie.
- Als we iets vaker doen heeft ons brein het gevoel dat we dit kunnen doorzetten, want we hebben in het verleden al die keuze gemaakt dus die zal vandaag ook nog goed zijn. Dit is het effect van de Seinfeldmethode (don’t break the chain).
Voor de gewoontevolger heb ik een template gemaakt die ik op een A4 dubbelzijdig print. Zo heb ik iedere dag een lijstje van de dingen die ik wil doen voor een goede dag, een plek om mijn drie belangrijkste doelen op te schrijven en ruimte voor dingen die ik niet wil vergeten maar niet ga doen voordat mijn drie doelen zijn afgerond.
Moyu en de gewoontevolger
Na het gesprek met Roel van Moyu stoorde het me dat ik al die A4-tjes printte en ze daarna bij het oud papier gooide. Het verhaal achter Moyu liet me zien dat met steenpapier er een duurzamere oplossing is.
Met een normale balpen heb ik de dingen die ik iedere dag wil doen met checklistblokjes opgeschreven en een lijstje gemaakt voor mijn drie belangrijkste doelen. Met de speciale uitwisbare pen schrijf ik iedere dag de drie doelen op en streep ze door, en schrijf ik de overige dingen op die ik wil onthouden en vink ik de gewoontes af.
Met Moyu heb ik een duurzame manier gevonden om mijn gewoontes bij te houden en te ontwikkelen.
Accountability op je gewoontes
Wanneer je begint met een nieuwe gewoonte is het fijn om iemand te hebben die je helpt hierbij. Iemand die je aanmoedigt en er tegelijkertijd op toeziet dat je ook echt werk maakt van je doelen.
Een accountabilitypartner helpt je om nieuwe gewoontes sneller te ontwikkelen en met meer plezier. Dat is mijn eigen ervaring met mijn dagelijkse belafspraak met Gwen, en de mastermindontmoetingen die ik iedere maand heb. Daarnaast hoor ik van de ondernemers met wie ik samenwerk dat het werkt. Ze zijn blij met het effect van vreemde ogen op hun nieuwe proces, met suggesties voor kleine aanpassingen van het proces en de aanmoediging.
Jouw eerste stappen
- Download hier de dagelijkse gewoontevolger;
- Lees hier meer over de accountabilitypartner;
- Leer meer over dit onderwerp in het whitepaper Impact en winst met langetermijnbesluiten.
Bronnen:
- Good Habits, Bad Habits – Wendy Wood
- How to Change –s Katy Milkman
