Hoe zorg je ervoor dat je ieder jaar 500 acties doet die belangrijk zijn voor jou en de toekomst van je bedrijf? Door te kiezen.
In gesprekken met ondernemers heb ik het regelmatig over de drie belangrijkste acties op een dag. Dit lokt meestal een reactie van ongeloof uit. Maar drie acties op een dag? Dat kan nooit.
Zo sprak ik met twee ondernemers over de drie belangrijkste acties die je moet doen iedere dag. De reacties van een van beide ondernemers was: “Maar hoe krijg ik dan de andere zeventien acties op mijn lijstje af?”
Iedere ochtend maakt deze ondernemer een lijst van de acties die hij wil doen op deze dag. Een lijst met bijvoorbeeld twintig acties voor vandaag. Hij zorgt ervoor dat hij aan het einde van die dag deze twintig acties heeft gedaan en gaat tevreden naar huis.
De zeventien overige acties afwerken is eenvoudiger dan je denkt. Wanneer je eens met andere ogen naar je lijst kijkt, dan zie je dat er meerdere taken op staan die jij beter niet kunt doen. Jij bent er gewoonweg niet het beste in. Er staan taken op die belangrijk lijken, maar dat niet zijn. Delegeer dit werk aan mensen die dit veel beter kunnen, of annuleer taken.
Heb je dan nog steeds meer dan drie taken over? Dat is geen punt. Begin iedere dag met de drie allerbelangrijkste acties voor je bedrijf. Doe niets anders voordat deze drie acties zijn afgerond. Daarna bepaal je zelf of de dag klaar is of dat je de overige acties ook echt nog moet/wil doen.
Wat zijn de belangrijkste acties die je vandaag te doen hebt?
Acties die belangrijk zijn voor de toekomst van je bedrijf.
Essentiële acties. (Ik noemde het boek Essentialisme al eerder)
Wat zijn zeker geen essentiële acties (al voelt dat nu misschien wel zo)?
Offertes schrijven voor alle aanvragen die binnenkomen.
Jouw e-mail lezen, inbox zero, e-mails beantwoorden.
Alle vragen van (potentiële) klanten beantwoorden.
Op social media reageren.
Kies je eigen strategie
Heb je zelf geen strategie, dan bepaalt een ander jouw prioriteiten.
Begin je bijvoorbeeld de dag met het checken van je inbox op reacties of vragen van (potentiële) klanten, dan leef je de agenda van een ander.
Als je wilt groeien met je bedrijf van de startupfase (1-10 medewerkers) naar de rollercoasterfase (8-25 medewerkers), dan moet er iets veranderen. Als je door dat omzetgroeiplafond wilt breken, dan wordt het tijd om jouw gewoontes te veranderen.
Bepaal wat het beste is dat jij kunt doen in je bedrijf. Waar ben jij allerbeste in? Wat heeft het meeste effect op de toekomst van je bedrijf?
In de fase waarin je nu zit zijn er een aantal dingen superbelangrijk voor jou – de ondernemer – om te doen:
- het werven van goede nieuwe medewerkers (A-players);
- het begeleiden van medewerkers – ze helpen zich te ontwikkelen en de bedrijfscultuur bewaken;
- het werven van nieuwe doelklanten – grote klanten van wie je er veel meer wilt hebben;
- het delen van het verhaal van je bedrijf.
De kans is groot dat deze taken op dit moment niet op je actielijst staan. En als ze er wel op staan, worden ze dagelijks doorgeschoven naar de volgende dag, de volgende week, de volgende maand.
Vragen van klanten, aanvragen van nieuwe klanten, werk voor klanten: dat is waar je op dit moment vooral mee bezig bent. Keihard werken in je bedrijf.
Daar groeit je bedrijf wel van (vooral de omzet), maar slechts tot een bepaald niveau. Op een bepaald moment kun je niet harder werken. Dan kun je alleen maar verder groeien wanneer jij minder in je bedrijf gaat werken.
Klanten helpen
Natuurlijk wil je klanten helpen. Dat moet ook, want dat is wat je bedrijf heeft gebracht waar het nu is. Dat zorgt voor de omzet.
Je hoeft niet iedere klant te helpen met je bedrijf. Jij als ondernemer hoeft ook niet iedere klant te helpen.
Leer klanten hoe jij werkt. Dit zorgt ervoor dat je ze beter kunt helpen. Leer ze bijvoorbeeld:
- Wanneer jij reageert.
- Hoe snel je reageert.
- Wanneer je het beste bereikbaar bent.
Dit doe je eenvoudig door jouw eigen gewoontes te veranderen. Je opent de e-mail niet voordat je drie belangrijkste taken zijn gedaan. Je beantwoordt vragen binnen 24 uur. En je beantwoordt de meeste vragen van klanten niet zelf.
Het beantwoorden van (potentiële) vragen van klanten is het eerste wat je uitbesteedt. De meeste vragen kunnen door iemand in je team worden beantwoord, zeker wanneer je ze hierin begeleidt en traint.
Je hoeft niet op iedere aanvraag die binnenkomt te reageren met een aanbod. Bepaal voor welke klanten je wilt werken en voor welk soort klanten niet. Wanneer je een aanvraag ontvangt waarbij jullie niet de beste oplossing zijn, dan verwijs je door naar een andere partij.
Niet al het werk aannemen dat op je pad komt klinkt tegenstrijdig als je wilt dat je bedrijf groeit. Net als je concentreren op de drie belangrijkste acties voor vandaag, terwijl je gewend bent om twintig acties per dag af te ronden.
Kies de klanten die jij het beste kunt helpen. De klanten voor wie jij het beste resultaat kunt leveren. De klanten die het positiefst zijn over de resultaten die je boekt. Kies de klant die op de lange termijn het grootste effect hebben op je bedrijf.
Dit geeft rust binnen je bedrijf en geeft de klanten die je wel helpt betere resultaten die je wel helpt, waardoor je meer verdient, en de winst hoger wordt.
Hoe bepaal je de drie belangrijkste acties voor de dag
Naast de drie belangrijkste acties voor vandaag heb ik ook een overzicht van de drie belangrijkste acties van deze week. In het overzicht van mijn week staan meer acties dan alleen deze drie, maar de drie belangrijkste staan bovenaan.
Er kan van alles gebeuren in een week, maar deze drie acties zijn het belangrijkste voor mij om af te ronden. De drie acties van de week kunnen een samenstelling zijn van een aantal acties die ik in die week doe.
Zo is de belangrijkste actie van de week voor mij meestal business coaching, de coaching van één of meerdere klanten die week. De acties die ik in de loop van de week op de dagelijkse planning zet zijn dan:
- De voorbereiding voor de coaching. Hierbij kijk ik naar de vorige afspraak, de acties die we hebben afgesproken, wat er is gebeurd en wat mogelijk interessante acties zijn voor de komende maand.
- De coaching zelf.
- Het samenvatten van de dingen die ik tijdens de afspraak heb genoteerd en het mailen van de samenvatting naar de klant.
Punt 1 doe ik meestal een dag voor de coaching zelf en punt 3 doe ik het liefste een dag na de coaching.
Ditzelfde geldt voor de 3 belangrijkste acties voor de komende maand. Bij het maken van de weekplanning kijk ik naar de acties die op de maandplanning staan. Zo zorg ik ervoor dat de maandplanning wordt gerealiseerd in vier weken.
Door continu zicht te hebben op wat ik wil bereiken met de belangrijkste acties voor dit jaar, dit kwartaal, deze maand en deze week is het eenvoudig om de drie belangrijkste acties voor vandaag te bepalen.
Vaak staan er niet meer dan drie acties op mijn lijstje voor vandaag. Sommige dagen voeg ik een paar extra acties toe, maar ik begin altijd eerst met de drie belangrijkste acties.
De drie belangrijkste acties kunnen vier uur in beslag nemen of acht uur, maar na deze acties ben ik klaar. Daarna bepaal ik of ik nog iets anders wil oppakken of ga ontspannen.
Een moment van ontspanning heeft meestal veel effect op mijn bedrijf. Ik krijg nieuwe inzichten, doordat ik nieuwe verbindingen maak in mijn hoofd. Er is ruimte voor ideeën die me helpen om door te breken naar de volgende fase.
De 500 acties voor een beter bedrijf
Wanneer je iedere dag drie belangrijke acties doet die belangrijk zijn voor de toekomst van je bedrijf, heb je dat jaar 500 acties gedaan. En zo gaat het ieder jaar wee.
3 acties per dag x 4 dagen per week x 42 weken per jaar = 504 acties,
ieder jaar opnieuw.
Drie acties per dag die essentieel zijn voor je bedrijf.
Vier dagen per week, want dan heb je één dag per week de ruimte om rust te nemen of iets anders te doen.
In 42 weken per jaar, waardoor je voldoende ruimte hebt voor vakantie.
