Hieronder deel ik mijn verhaal over waarom ik transparantie over cijfers lastig vind. Het is niet eenvoudig om dit te delen, want ik weet dat transparantie belangrijk is om de mensen in je bedrijf mee te laten denken over de toekomst van je bedrijf.
Wanneer je vraagt om mensen mee te denken over de toekomst van het bedrijf, hebben ze de gegevens nodig die vertellen hoe je bedrijf ervoor staat. Je team kan geen goede beslissingen nemen als de gegevens die nodig zijn voor de beslissingen onbekend zijn. Ze willen ook zien wat de gevolgen zijn van de beslissingen die ze nemen.
Continu transparant zijn over de omzet, de kosten, de resultaten en de impact die het bedrijf heeft is een voorwaarde voor goede keuzes van iedereen in het bedrijf. Tegelijkertijd ervaar ik zelf hoe spannend dit is.
Laat ik het niet langer uitstellen en je uitleggen waarom ik transparantie lastig vind.
Wat me tegenhoudt
Mijn vrouw en dochter zijn geen werknemers in mijn bedrijf en mijn zoon helpt me alleen bij het publiceren van de podcast, maar ze zijn alle drie stakeholders van mijn bedrijf. Ze worden dus persoonlijk geraakt door de resultaten van mijn bedrijf.
Tot een paar jaar geleden deed mijn vrouw de administratie voor mijn bedrijf, dit leverde om sommige momenten veel stress op. De stress kwam voort uit een aantal dingen:
- Ik ben een typische ondernemer, enorm optimistisch over de toekomst. Kahneman beschrijft dit in zijn boek Thinking, Fast and Slow in deel 3, ‘Overmoedig’. Mijn vrouw houdt daarentegen van zekerheden.
- Klanten betaalden te laat.
- Ik wilde me niet bezighouden met de administratie en cijfers. Hierdoor moest ik vaak nog maanden na de betaling facturen opzoeken omdat ik vergeten was iedere maand echt alles te printen en in te boeken.
- Mijn vrouw is goed in administratie en erg nauwkeurig. Ik ben meer van de grote lijnen en vind alles nauwgezet uitzoeken lastig.
De vele botsingen die we hierover hadden was een reden voor mij om de administratie anders te organiseren. Mijn vrouw moest hiertussenuit als we niet te vaak onaangename discussies wilden hebben. Deze discussies hadden veel effect op de gemoedstoestand van ons allebei.
Na het lezen van het boek over Profit First van Mike en na het voeren van gesprekken met Femke Hogema realiseerde ik me dat ik een duidelijke indeling van de financiële stromen in mijn bedrijf nodig had, waarbij potjes (bankrekeningen) voor bepaalde kosten en uitgaven de kern zijn.
In het kort:
- Je hebt een rekening waarop het geld binnenkomt.
- Je hebt een aantal rekeningen voor de uitgaven (kosten, loon, belastingen).
- Je reserveert winst en verdeelt het geld in vaste verhoudingen over de potjes zodra het binnenkomt.
Met dit eenvoudige proces en Moneybird als systeem werd het bijhouden van de boekhouding zo eenvoudig dat ik het zelf ging doen. Het voordeel is dat ik nu direct en continu duidelijkheid heb over hoe het er financieel voorstaat. Daarnaast zit er in de potjes (met andere woorden, staat er op de bankrekeningen) altijd voldoende geld om de rekeningen te betalen.
In 2019 ging het na de volledige omschakeling naar businesscoaching in 2018 goed met mij en met het financiële resultaat van het bedrijf. Aangezien ik mijn vrouw uit het proces van de administratie had gehaald en daar ook zo min mogelijk over in discussie wilde, deelde ik de resultaten niet. Bij de ontvangst van de jaarrekening was het dan ook schrikken voor haar dat ik zoveel belasting moest betalen. Ze had niet verwacht dat het zo’n positief jaar was geweest.
Begin 2020 was er de aankondiging van een heel ander jaar. Nadat ik er bewust voor gekozen had om klanten, contacten en gasten voor de podcast persoonlijk te bezoeken werd de aankondiging van de intelligente lockdown net als voor veel bedrijven een kantelpunt. De meeste klanten verloren veel omzet en gingen direct snijden in de kosten en stopten daarom met mijn coaching. Ik begreep dat en vond het ook lastig.
De zaterdag voor de lockdown heb ik samen met mijn gezin gekeken naar de financiële situatie van ons gezin en hebben we samen verschillende slechte scenario’s doorlopen. Dat zorgde voor iets meer rust bij mijn vrouw.
In de afgelopen maanden heb ik weinig gedeeld over de omzet en de acties die ik onderneem om nieuwe klanten en een stijgende lijn in de omzet te krijgen. Dit zorgt juist weer voor meer onrust bij mijn vrouw. Tegelijkertijd hebben we als gezin nog steeds voldoende inkomen en gaat het goed met ons.
De vraag die ik mezelf stel: waarom deel ik de cijfers van mijn bedrijf niet met mijn gezin?
Als ik eerlijk ben, zie ik op tegen de discussies. Terwijl ik gestaag werk aan de lange termijn vermijd ik kritische vragen over waarmee ik nu bezig ben en wanneer ik verwacht dat dit financieel resultaat gaat opleveren. Ik kan het uitleggen als ‘bescherming van de stakeholders’, om ze niet te belasten met deze informatie, maar het is vooral bescherming van mezelf, realiseer ik me terwijl ik dit schrijf.
Ik wil verderwerken aan de visie voor mijn bedrijf zonder lastige vragen van de stakeholders. Ik ga ervan uit dat het goed komt door gestaag te werken aan de dingen voor de lange termijn, zoals contact houden met het netwerk en blijven onderzoeken waar ik ondernemers bij kan helpen.
Hoe verder
Het belangrijkste is dat we gezond zijn. Ik besteed dagelijks bewust aandacht aan gezond blijven door te bewegen (zie Strava), goede fysieke en mentale voeding tot me te nemen en zoveel mogelijk vanuit huis te werken.
Na maanden onderzoeken en een training volgen begint het te kantelen in mijn bedrijf. De samenwerkingen beginnen langzaam effect te krijgen. De online coaching waar ik aan gewerkt heb is op weg. Een nieuwe commerciële podcast gaat van start.
Het wordt tijd dat ik nu ook transparanter ben richting de stakeholders. Al wil ik nog steeds de lastige vragen voorkomen, maar als ik wil groeien op dit vlak wordt het tijd dat ik deze vragen accepteer en antwoorden vind.
Dit persoonlijk verhaal deel ik met je om te laten zien dat ik geloof dat transparantie nodig is wanneer je je team meer zelfstandig beslissingen wilt laten nemen én dat dit tegelijkertijd lastig kan zijn als ondernemer.
