Iedere werkdag werken aan de drie belangrijkste doelen voor de dag. Drie doelen en niet meer.
Om deze drie doelen te realiseren gebruik je een focusblok waarin alle afleiding is uitgeschakeld. Het is een blok van twee uur en voor ieder doel reserveer je 40 minuten.
Tijdens dit focusblok ligt er een lege A4 naast je. De acties en ideeën die je te binnen schieten en die niets te maken hebben met het doel waaraan je werkt, schrijf je hier op. Door de rust en focus in dit focusblok schieten je regelmatig acties te binnen die je wilt doen. Wanneer je ze direct zou oppakken, omdat ze maar een paar minuten in beslag nemen, kom je niet toe aan de belangrijkste doelen die je wilt bereiken vandaag.
Wanneer je meer tijd nodig blijkt te hebben dan de 40 minuten die je voor een actie hebt ingepland, plan je voor de volgende dag opnieuw dat doel in. Zo heb ik bijvoorbeeld de afgelopen maanden gewerkt aan mijn boeken, aan presentaties, mijn website, een whitepaper en nog veel meer.
Na het focusblok heb je alle ruimte voor het werk met en voor klanten.
Je langetermijndoelen realiseer je door:
Drie doelen
Hoe bepaal je de drie doelen voor de dag? Deze zijn afgeleid van de missie, de jaardoelen, de kwartaaldoelen, de maanddoelen en de weekdoelen.
Missie – purpose
De missie of purpose van je bedrijf is wat je op de lange termijn wilt realiseren. Met lange termijn bedoel ik dat dit verder gaat dan jouw directe betrokkenheid bij het bedrijf. Je kunt bij de lange termijn denken aan de impact die jullie willen hebben voor de komende zeven generaties.
Succes
Succes in de natuur gaat niet verder dan overleven, van het individu en de soort. Succes voor de mens is overleven, voor jezelf en de volgende generaties. Winst voor je bedrijf is belangrijk om te overleven, maar zoveel mogelijk winst maken niet.
Jullie missie en definitie van succes is de basis om ieder jaar weer de jaardoelen op te stellen in december.
Jaardoelen
Het belangrijkste in het jaarplan zijn de vijf belangrijkste doelen die jullie dit jaar willen bereiken. Dit bepaal je met je team, voor het bedrijf, voor een afdeling of een cirkel. Dit doe je ook voor jezelf.
Kwartaaldoelen
Voor meer kans op het behalen van de jaardoelen deel je ze op in kwartaaldoelen. Met de vijf jaardoelen als uitgangspunt bepaal je de drie belangrijkste doelen voor het komende kwartaal.
Maanddoelen
Met de drie kwartaaldoelen als fundament bepaal je de drie belangrijkste doelen voor de komende maand.
Hier kun je ook een overzicht van de belangrijkste klanten toevoegen en opschrijven wat jullie de komende maand voor deze klanten gaan doen.
Weekdoelen
Aan het begin van iedere week kijk je naar de maanddoelen en bepaal je de drie belangrijkste doelen voor de komende week die je helpen de maanddoelen te realiseren.
Bij het opschrijven van de weekdoelen kijk je ook in de agenda. Wat staat er deze week in de planning?
Drie doelen iedere dag
De drie doelen van de dag zijn een combinatie van de afspraken in je agenda en de drie belangrijkste doelen voor deze week.
Hulpmiddelen
Wanneer je een hulpmiddel zoekt om te starten met werken aan je dagelijkse drie doelen download je een template voor Notion en een Worddocument.
- Notion
- Daily tracker
Het focusblok
“In de beperking toont zich pas de meester.“
J.W. von Goethe’s (1802)
In een blok van twee uur is er geen afleiding – geen telefoontjes, geen collega’s, geen e-mail, niets, alleen maar werken aan de drie doelen die je hebt opgeschreven. Doordat je volledige focus hebt op de doelen krijg je meer gedaan dan wanneer je een dag lang op kantoor werkt, met alle afleiding om je heen.
In de ochtend aansluitend aan je ochtendritueel reserveer je een blok van twee uur waarin je de drie belangrijkste acties voor vandaag doet. Voor iedere actie reserveer je ongeveer 40 minuten. Dit betekent dat je de acties waarvan je verwacht dat ze meer dan 40 minuten kosten, moet opdelen in kleinere acties van ongeveer 40 minuten.
Daarbij zorg je voor volledige focus tijdens iedere actie. Tussen de acties in haal je even koffie of thee bijvoorbeeld, voor een reset op weg naar je volgende doel. Daarna ga je verder met de volgende actie. Tijdens de actie kun je muziek gebruiken die ongeveer 40 minuten duurt, zodat je weet wanneer de tijd erop zit.
Wanneer je nog niet klaar bent met de actie na die 40 minuten schrijf je de vervolgactie op voor de volgende dag.
Voor de focus tijdens de acties in dit focusblok van twee uur ligt mijn mobiele telefoon uit het zicht – geen e-mail, geen social media, alleen de actie die ik te doen heb.
De lege A4
De lege A4 helpt om te focussen tijdens het werk dat echt belangrijk is, en dat zorgt weer voor meer resultaat.
Voor alle gedachten die je te binnen schieten tijdens het werken aan deze acties is de lege A4. Wanneer je voor focus zorgt zonder afleiding, komen er allerlei gedachten: dingen die je vergeten bent, een aanvulling op een eerdere actie, hoe je op die e-mail wil reageren en meer. In plaats van dit soort gedachten snel op te pakken en af te handelen schrijf je ze op die lege A4. Daarna ga je verder met de actie waar je mee bezig was en waar je maar 40 minuten voor hebt.
Zo zijn die gedachten uit je hoofd en toch vergeet je ze niet.
De zaag scherp maken
De voorbereiding van je focusblok doe je de avond van tevoren. Als je ‘s avonds je bureau voorbereidt voor het focusblok met de drie belangrijkste doelen en de lege A4 ernaast, en verder alles afsluit ben je klaar om direct te beginnen.
Dit doe je ook voor de drie belangrijkste doelen. Ze staan in de volgorde waarin je ze gaat afhandelen, de belangrijkste als eerste. Weer een beslissing die je in de ochtend niet hoeft te nemen.
Zo werk je de drie acties af. Daarna is er voldoende ruimte voor gesprekken, werk voor klanten, reageren op e-mails en afspraken.
In het kort de drie dingen die het verschil maken:
- Focusblok met drie acties van 40 minuten – geen afleiding.
- De lege A4 op het bureau om je gedachten te dumpen.
- De voorbereiding de avond van tevoren. De spullen liggen klaar en de lijst met de drie belangrijkste doelen.
Doelen realiseren met hulp van anderen – accountability
Een nieuwe gewoonte aanleren, zoals een focusblok toevoegen aan je dag en maar drie doelen opschrijven, is lastig voor je brein. Je hebt allerlei bestaande gewoontes, dingen die je doet zonder er bewust over na te denken. Dit doorbreken is lastig, omdat je de bestaande gewoontes doet zonder er bewust over na te denken.
Je denkt nu misschien: ik ga het doen. Ik ga vanaf nu iedere dag werken aan mijn drie doelen in een focusblok. Je gaat wilskracht gebruiken om te beginnen. De kans dat je dit nieuwe gedrag op basis van wilskracht lang volhoudt is niet groot. Een beetje hulp hierbij kan geen kwaad, daarom ga je werken met een accountabilitypartner. Dit is iemand die je aanspreekt op je gedrag. Iemand die ervoor zorgt dat je de langetermijnbesluiten realiseert doordat ze je iedere dag op het spoor houdt om aan de drie doelen te werken.
De kans om je automatische besluiten aan te passen zodat je resultaat bereikt voor je langetermijnbesluiten is veel groter als je een accountabilitypartner hebt. Ik werk al jaren met accountabilitypartners en ik help graag ondernemers om hun langetermijndoelen te realiseren. Lees hier meer over jouw accountabilitypartner (decideforimpact.com/accountability-partner).
Zo heb ik iedere werkdag om 8.45u een kort gesprek met Gwendoline Teske gepland. Hierin noemen we de belangrijkste doelen die we vandaag willen realiseren. Deze afspraak helpt me om een dagelijkse planning ook echt op papier te zetten. De ervaring heeft me geleerd dat ik niet meer dan drie doelen op moet schrijven die ik wil afronden die dag.
Wil jij je langetermijndoelen nu realiseren?
- Word dan lid van een mastermind, bijvoorbeeld deze.
- Plan een wekelijks en een dagelijks overleg met je team om de drie belangrijkste doelen te delen. Gebruik de afspraken die je maakt met anderen om je kortetermijnbeslissingen te verbeteren.
- Schrijf op je actielijst niet meer dan de drie belangrijkste doelen.
Realiseer 195 belangrijke acties ieder kwartaal
Iedere dag weer diezelfde vraag: “Wat zijn de drie belangrijkste doelen voor vandaag?” Het lijkt saai en het is een oneindige herhaling, maar het geeft resultaat.
Iedere dag weer hetzelfde proces. Werk in een focusblok van twee uur volledig geconcentreerd aan de drie acties van vandaag. Iedere actie krijgt 40 minuten. Ben je niet klaar met de actie na die 40 minuten, dan schrijf je een nieuwe actie op voor de volgende dag.
Door dit eenvoudige ritme realiseer je 195 belangrijke acties voor je bedrijf in een kwartaal. Dat is de bijdrage die je voor ogen houdt. Deze acties brengen je collega’s, de klanten, de omgeving en daarmee je bedrijf verder.
Voorbeeld dagelijkse tracker
Dit is de dagelijkse tracker die ik gebruik om de dingen te doen die belangrijk zijn iedere dag en ritme te ontwikkelen. Je kunt hem direct downloaden bij de hulpmiddelen op mijn website in Doc-formaat en zo eenvoudig zelf aanpassen en zelf printen. Daar zie je ook hoe ik in het weekend een evaluatiemoment heb ingelast.
https://decideforimpact.com/go/dagelijkse-tracker-a4/
Er is ook een PDF-versie van dit artikel in de hulpmiddelensectie.
