Het is maandag, de dag waarop in veel bedrijven vergaderingen en overleggen zijn gepland. De week begint met de grootste tijds- en energieopslokker voor veel mensen: overleg.
Het ergste van dit alles is dat het overleg niet effectief en weinig uitdagend is voor de deelnemers. Er zitten (te) veel mensen bij elkaar en er volgt weinig actie uit. De meeste mensen, inclusief de ondernemer zelf, gaan liever aan het werk dan een uur of nog langer in een vergadering te zitten.
Wat wil je bereiken met het overleg?
- Dat de medewerkers de juiste acties ondernemen na het overleg.
- Dat problemen worden opgelost.
De manier waarop het overleg wordt gehouden heeft als effect dat dit gewenste resultaat maar matig wordt bereikt. Dit komt doordat in de praktijk het overleg er als volgt uitziet:
- Er worden allerlei mededelingen gedaan.
- De ondernemer is veel aan het woord.
- De medewerkers dwalen af in gedachten.
De mededelingen zijn volgens de ondernemer belangrijk, want die zorgen ervoor dat iedereen weet waarmee de anderen bezig zijn. De ondernemer heeft zelf de meeste mededelingen over wat er de afgelopen weken is gebeurd en wat zij heeft gezien. Daar zitten vaak ook allerlei interessante projecten bij voor de toekomst en ontwikkelingen in de markt.
De andere deelnemers luisteren passief naar de mededelingen en zijn vooral in hun hoofd bezig te bedenken wat ze na het overleg als eerste willen gaan doen. De aandacht bij het overleg houden is lastig.
De mededelingen die jij doet hebben daarnaast niet het resultaat dat de andere deelnemers ze als vanzelf koppelen aan acties.
Meer resultaat uit het overleg
Het belangrijkste dat je wilt doen in een overleg is de belangrijkste problemen oplossen die er op dit moment zijn in je bedrijf.
Wat heb je hiervoor nodig?
- Je zorgt voor regelmaat in je overleg, een wekelijks ritme werkt goed.
- Het grootste deel van het overleg besteed je aan de problemen.
- Je maakt een overzicht van alle actuele problemen.
- Je zorgt voor overeenstemming over de prioriteit van de problemen.
Het regelmatige overleg vraagt discipline van jou als ondernemer. De discipline dat je geen andere afspraken in je agenda zet wanneer het overleg gepland staat. De discipline dat je het overleg op tijd begint en op tijd afrondt. Door dit wekelijkse ritme en jouw discipline hebben het team en jij in de loop van de week veel minder tussentijdse gesprekjes en e-mails nodig.
Hoe ontdek je de belangrijkste problemen?
Door vragen te stellen. De eerste vragen die je stelt in het overleg zijn: wat is de status van de belangrijkste acties (rocks) en wat is de status van de kengetallen?
De drie rocks voor dit kwartaal bepalen de belangrijkste onderwerpen waar je dit kwartaal aan werkt met elkaar. Deze rocks helpen je bedrijf op dit moment het meest vooruit. De kengetallen geven iedereen een idee van hoe het bedrijf loopt, ze zijn de temperatuurmeter van de motor. Komen er genoeg aanvragen binnen en komt er genoeg werk uit? Dit zijn bijvoorbeeld interessante kengetallen.
Door de vergadering te beginnen met de rocks te noemen en aan de verantwoordelijke te vragen of het werk op schema ligt weet je of er een probleem is of niet. Door in het overzicht van de kengetallen te kijken naar afwijkingen weet je of er een probleem is of niet. Als laatste loop je kort door de actielijst van het vorige overleg en vraag je aan de verantwoordelijke of een actie is afgerond. Geen verdere uitleg, alleen of de actie is afgerond. Is de actie niet afgerond, dan is ze een probleem.
Dan besteed je de rest van het overleg aan het oplossen van de problemen die je verzameld hebt en de problemen die nog openstonden van het vorige overleg. Dit doe je in 4 stappen.
- Je bepaalt met elkaar welke drie problemen prioriteit hebben.
- Je erkent het probleem. De eigenaar van het probleem legt het uit en je kijkt of iedereen het probleem ook ziet.
- Je beoordeelt samen wat precies de kern van het probleem is.
- Je lost het probleem op met een plan van aanpak en acties, gekoppeld aan één verantwoordelijke.
De acties die je bepaalt hebd om het probleem op te lossen komen op de actielijst. Deze acties voer je de komende week uit.
Na ieder probleem dat je hebt behandeld kijk je of er nog voldoende tijd over is om nog een probleem op te pakken. Wanneer de eerste drie problemen zijn behandeld, bepaal je met elkaar de volgende drie problemen die nu jullie aandacht nodig hebben.
De kern van het overleg gaat dus over de problemen en de acties die je gaat uitvoeren om deze voor eens en voor altijd op te lossen.
Het wekelijks overleg duurt 60-90 minuten. Zie een voorbeeldindeling van dit overleg in dit artikel: Beslissingen om problemen definitief op te lossen in je bedrijf.
Het resultaat dat ik zie bij klanten die hiermee werken is dat problemen worden opgelost en aandacht krijgen van het team. Dat de deelnemers hun verantwoordelijkheid oppakken en dat daardoor de ondernemer niet meer overal achteraan hoeft te lopen. De deelnemers komen met energie uit het overleg om met de acties aan de slag te gaan.
Wat houdt je tegen om het wekelijkse overleg te concentreren op de problemen in je bedrijf?
