De ongeschreven regels in je bedrijf vragen erom te worden vastgelegd. De gedachte om die regels niet vast te leggen komt voort uit een angst om de creativiteit te verliezen, maar juist door deze richtlijnen vast te leggen ontstaat er meer creativiteit.
In het boek Krijgslessen voor de manager noemt Jaap Jan Brouwer de doctrine. Voor mij was het een nieuw woord, dus ik zocht het op:
Doctrine betekent leer of verzameling leerstellingen.
https://nl.wikipedia.org/wiki/Doctrine
De doctrine is een geheel aan afspraken die tezamen de operationele bandbreedte bepalen voor iedereen in je bedrijf (Brouwer). Het zijn de opvattingen die jullie hebben over kwaliteit, over de markt, over klanten, de omgeving en de uitwerking van deze opvattingen voor jullie bedrijf. Als je deze opvattingen vastlegt, weten de mensen in je bedrijf beter hoe ze moeten handelen in onverwachte en onbekende situaties. Dat is wat je nodig hebt om meer bewegingsvrijheid te krijgen voor iedereen in je bedrijf inclusief jezelf, en bovendien krijg je daardoor snelheid van handelen in je bedrijf.
In een Angelsaksische omgeving zijn er ook regels, en daar verwijzen managers en medewerkers graag naar die regels wanneer zich onvoorziene omstandigheden voordoen. Ze durven zelf geen besluiten te nemen en sturen dit door naar hun leidinggevenden. Daarnaast worden veel rapportages gebruikt om inzicht te krijgen en de controle te behouden over alles. Hiermee proberen ze een onzekere omgeving in te kaderen. Dit is wat je niet wilt.
In een Rijnlandse omgeving is de doctrine een richtlijn met niet te veel invulling van de details. Een van de conclusies van Brouwer uit de vergelijking van het Duitse leger met het Amerikaanse leger is dat de Duitse legertop de exacte invulling om het doel te bereiken overlaat aan de leidinggevende in de frontlinie. Een team krijgt een duidelijk doel mee met zo min mogelijk invulling van de details over hoe dat doel te bereiken. Hierdoor zijn de leden veel beter in staat om zich aan te passen aan de omstandigheden en bereiken ze sneller het doel. Hoe kun je deze inzichten in jouw bedrijf gebruiken?
Dicht bij de klant en snel actie
Vergelijk dit met een bedrijf met duidelijke richtlijnen, waarbij veel van de besluitvorming ligt bij de medewerkers die dicht bij de klant staan. Door de combinatie van de doctrine en het trainen van het vakmanschap van je medewerkers, zijn die medewerkers uitstekend in staat om beslissingen te nemen bij onverwachte omstandigheden. Hierdoor hoeven ze niet te wachten op jouw beslissingen, maar kunnen ze snel reageren.
In het onderzoek van Hermann Simon dat hij beschrijft in de Hidden Champions van de 21e eeuw zie je dit ook terugkomen. De verborgen kampioenen, de marktleiders in een bepaalde niche, vertrouwen en ontwikkelen continu het vakmanschap van de medewerkers. Een van de belangrijkste redenen waarom ze marktleider zijn geworden en blijven is het directe contact met de klant op alle niveaus in het bedrijf.
Dit kan alleen wanneer iedereen duidelijk weet wat het grootse doel is dat je als bedrijf wilt bereiken met duidelijke gezamenlijke richtlijnen. De ondernemers van deze bedrijven stellen uitdagende grote, maar ook haalbare, doelen waar iedereen zich achter kan scharen. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen weet wat gebruikelijk gedrag is in het bedrijf.
Het is daarom belangrijk om de ongeschreven regels in jouw hoofd vast te leggen. Ze moeten niet alleen in jouw hoofd leven, maar bij iedere medewerker bekend zijn. Iedereen die begint in jullie bedrijf moet bekend worden gemaakt met de doctrine. Door dit vast te leggen gebruikt iedereen dezelfde richtlijnen en niet een eigen afgeleide versie daarvan.
Wanneer de specifieke vakkennis goed zit en de richtlijnen bekend zijn, dan is iedereen in het team in staat impactbeslissingen te nemen wanneer de omstandigheden daarom vragen. De kortetermijnbeslissingen voor de dagelijkse voortgang en onverwachte omstandigheden laat je zoveel mogelijk over aan je team.
Met de doctrine en de training van je team vertrouw je erop dat ze de beslissingen nemen in het belang van de klant én het bedrijf.
