In de overgang van de startup- naar de rollercoaster fase (10-25 medewerkers) doen veel ondernemers de facturatie nog zelf. Doordat ze ook vol zitten met werk voor klanten hoeft er maar iets tegen te zitten en de werkdruk loopt op.
Op dat soort momenten gaat het werk voor klanten altijd voor. Klanten vragen waar de levering blijft. Ze bellen en mailen met vragen, terwijl jij hard probeert de achterstand weg te werken.
Op dit soort momenten schuiven veel van de algemene werkzaamheden voor je bedrijf een beetje naar achteren. Dat hoeft geen probleem te zijn, behalve dan als het gaat om de facturatie.
Wanneer er niet of veel minder wordt gefactureerd omdat deze taak bij jou ligt, gaat de cashflow achteruit. Langzaam maar zeker loopt het saldo op je bankrekening terug. Terwijl de kosten doorlopen, stokt de inkomstenstroom, dit terwijl je opdrachten en klanten genoeg hebt.
De cashflow is de slagader van je bedrijf. Je wilt niet dat dit stokt.
Facturatie loopt altijd door
Wat er ook gebeurt, de facturatie loopt altijd door, anders komt er een moment dat je de eerste facturen niet kunt betalen, jezelf niet kunt betalen of erger nog: je medewerkers niet kunt betalen. Dit heeft een negatief effect op jouw gemoedstoestand en de stressgevoelens lopen daardoor verder op.
Er ontwikkelt zich een gevoel dat je niet meer zo goed weet waarom je het allemaal doet.
Bij klanten ontstaat er onduidelijkheid over wat er bij jullie aan de hand is. Het werk wordt later geleverd dan normaal en ze hebben al een tijdje geen facturen meer ontvangen.
Dit zijn vaak ook de momenten waarop jouw communicatie met klanten terugloopt. Je bent enorm hard bezig om de achterstand weg te werken, om weer bij te komen en spoedopdrachten tussendoor te doen.
Je zou niet weten wanneer je ook nog een berichtje moet sturen naar klanten om uit te leggen wat er speelt, waarom de uitvoering vertraging heeft opgelopen en wat je doet om het te veranderen. Dat is juist waar jouw klanten op zitten te wachten, een teken van leven. Zij kunnen van de buitenkant niet zien wat er in jouw bedrijf gebeurt.
Wanneer ik dit ontdek, en afgelopen week kwam ik dit bij een aantal ondernemers tegen, ga ik kijken hoe we per direct de facturatie weer op gang kunnen brengen. Wat we kunnen doen om een korte update naar de klanten te sturen. Dan krijg je altijd begrip van de klant.
In je bedrijf heb je ondertussen mogelijk een officemanager of assistent. Hij of zij kan de facturatie voor je doen. Zo snel mogelijk. Morgen kun je beginnen dit werk aan haar over te dragen. Ze heeft waarschijnlijk al toegang tot jullie administratiesysteem.
Leg haar uit hoe de facturatie werkt en geef haar de ruimte om dit werk op te pakken. Bij vragen kan ze aan het einde van de dag bij je terecht. In het begin krijg je mogelijk veel vragen, maar al snel zal dat minder worden. Er komen minder vragen en de facturen worden verstuurd. Alleen bij enkele lastige opdrachten is jouw advies dan nog nodig.
Heb je niemand in huis die dit er nu bij kan doen? Zoek dan een virtueel assistent die ervaring heeft met administratief werk. Deze medewerker op afstand kan de facturatie voor je doen en alle boekingen van facturen en bonnen regelen. Het kost vaak niet meer dan een paar uur per week en het kost je minder dan je verwacht.
Het overdragen van de administratie zorgt ervoor dat je het financieel inzicht behoudt, ook op het moment dat het even tegenzit in je bedrijf of privé. Doordat iemand meer dan 80% van de boekingen direct bijhoudt en na een antwoord van jou weet hoe ze de overige 20% moet boeken is je boekhouding altijd actueel. Financiële informatie actueel en transparant maken voor je bedrijf is belangrijk.
Een boekhouding die continu actueel is zorgt voor veel rust en duidelijkheid. Het helpt je om toch de controle te behouden, terwijl je tegelijkertijd probeert om de chaos te herstellen. In het midden van de chaos kun je erop vertrouwen dat je facturatie doorloopt en de cashflow gezond blijft. Ook weet je steeds hoe je bedrijf er financieel voorstaat.
Draag morgen de facturatie over aan een collega of ga op zoek naar een virtueel assistent (VA) die de facturatie kan overnemen. Bij het vinden van de juiste VA kan Ilona Schuyzeman van VAtched je helpen.
Nadat ik dit aan een van mijn klanten had voorgesteld had hij alleen al door de gedachte het gevoel dat hij meer ruimte had en werd hij rustiger. Stel je eens voor wat dit voor jou kan betekenen.
